Abrechnung und Preisfindung

Der Tag der Abrechnung für Ihre Projekte naht. Gut, dass Sie mit time & business einen fleißigen Helfer haben, der aus bereits erfassten Projekte, Zeiten und Aufwendungen automatisch Rechnungen generiert. Eine intelligente Preisfindung sorgt dafür, dass Sie auch die Preise & Konditionen abrechnen, die Sie vereinbart haben.

Damit Sie in jedem Fall die passende Lösung haben, stehen mehrere Abrechnungsmethoden zur Verfügung, wie „nach Aufwand“, mit „Festpreis“, über „erfolgsabhängige Vergütungen“ oder nach „Gebührentabellen“. Da Sie auch interne Projekte managen können, bedeutet „Abrechnung“ aber nicht nur Fakturierung, sondern insbesondere auch Kalkulation und Prüfung des wirtschaftlichen Ergebnisses Ihrer Projekte.

Preisfindung

Die Grundlage für die Abrechnung der Zeiten und Aufwendungen in time & business bildet die Preisfindung. time & business ermittelt automatisch den korrekten Preis für Ihre Leistung. Anhand von Projekt, Tätigkeit und Mitarbeiter werden die richtigen Stunden oder Tagessätze herangezogen.

Die Preisfindung berechnet bei Eingabe einer Zeit zu einem Projekt anhand verschiedener Kriterien stets den korrekten Stundensatz für Ihren Mitarbeiter. Dabei können die Kostensätze je Mitarbeiter und Tätigkeit unterschiedlich sein. Preislisten definieren Sie selbst und ordnen Sie einem Projekt zu, so dass vom Angebot über die Leistungserfassung bis zur Rechnung immer mit derselben Preisliste abgerechnet wird.

• Beliebig viele Preislisten definierbar
• Preisliste können Projekten, Angeboten und Rechnungen zugeordnet werden. Bei einer Aufwandserfassung bei diesem Projekt werden die Kostensätze automatisch aus der Preisliste ermittelt
• Stundensätze je Mitarbeiter und Tätigkeit hinterlegbar
• Je Preisliste können interne und externe Kostensätze gepflegt werden
• Kostensätze können für Zeiten und Aufwendungen hinterlegt werden
• Preislisten für verschiedene Währungen anlegbar
• Mehrstufige Preisermittlung (Preisliste – Tätigkeitenstammdaten - Mitarbeiterstamm)

Abrechnung

Wenn Sie ein Projekt abrechnen wollen, brauchen Sie nur in die Fakturierung von time & business zu wechseln und ein Projekt oder einen Kunden auszuwählen. Die erfassten Aufwendungen stellen Sie beliebig zu Rechnungen zusammen und erstellen so Einzel- oder Sammelrechnungen, die Sie dann auf einem der mitgelieferten Rechnungsformulare ausdrucken oder direkt per E-Mail verschicken. Gerne erstellen wir Ihnen auch Ihr persönliches Rechnungsformular, so dass Ihre Kunden auch in Zukunft die gewohnte Rechnung erhalten.

In den meisten Fällen werden Sie jedes Projekt einzeln abrechnen. Wenn Ihr Kunde jedoch die Abrechnung aller Projekte auf einer Rechnung wünscht, genügt bei time & business ein Knopfdruck und die Projekte des Kunden werden auf einer Sammelrechnung zusammengefasst. Sie können Projekte auch zum Festpreis abrechnen. Auch eine regelmäßige, z. B. monatliche Rechnungsstellung ist problemlos möglich.

Mit dem integrierten Autorisierungssystem stellen Sie sicher, dass nur die Kosten zur Fakturierung freigegeben werden, die vom Verantwortlichen geprüft wurden. Damit sind die erfassten Daten jederzeit geprüft und Rechnungen lassen sich auf Knopfdruck erstellen. Indem Sie auch Ihre internen Kosten verwalten, können Sie sich jederzeit einen Überblick über Soll- und Ist-Kosten verschaffen und wissen so genau, wie rentabel Ihr Projekt oder Ihr Auftrag ist.

• Alle zu fakturierenden Positionen werden zunächst in einem Fakturavorrat gesammelt
• Aus dem Fakturavorrat können Einzelrechnungen je Kunde und Projekt oder Sammelrechnungen für mehrere Projekte eines Kunden erstellt werden
• Über den Fakturavorrat können auch Positionen, die rein intern verrechnet werden sollen, fakturiert werden (Interne Rechnung)
• Format der Rechnungsnummer frei bestimmbar, z. B. P1234, 12000054, 2008-123
• time & business liefert Rechnungsformulare mit, weitere Rechnungsformulare auf Anfrage.
• Abrechnungszeiträume einstellbar z.B. Letzter Monat, letztes Quartal, aktuelles Geschäftsjahr
• Verknüpfung der Fakturapositionen mit den zugrunde liegenden Zeiten, Aufwendungen oder Zahlungen
• Adressat aus Kunde oder Kontakt auswählbar
• Rechnungsformulare auswählbar
• Rechnungspositionen aus Fakturavorrat
• Positionen basieren auf Preisliste
• Rabatte auf Positions- und Kopfebene
• Versand per Email möglich
• Export in verschiedene Formate

Meilensteine und Fälligkeiten

Viele Projekte laufen langfristig und es werden Vereinbarungen über die Bezahlung getroffen. Mit time & business können Sie verschiedene Fälligkeiten verwalten und Meilensteine managen. Es lassen sich beliebige Abschlagzahlungen definieren. time & business gibt Ihnen jederzeit einen Status indem das offene Budget bzw. das offene Honorar übermittelt wird. Auf diese Weise haben Sie die Liquiditätsentwicklung immer im Auge.

• Ermittlung offenes Budget/Honorar
• Verantwortlicher definierbar (Erfassung für andere Mitarbeiter)
• Workflow zur Freigabe von Zahlungen
• Abrechenbare und nicht abrechenbare Aufwendungen
• Zahlungen für die Zukunft anlegbar